Kepala Kemenag Surabaya Tinjau Pengelolaan Arsip di MAN Kota Surabaya: Pastikan Jejak Sejarah Terkelola Digital

Surabaya— Pengelolaan arsip menjadi bagian penting dalam menjaga keberlangsungan tata kelola lembaga. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga menjadi rekam jejak perjalanan, bukti kinerja, serta sumber informasi yang memiliki nilai penting bagi perkembangan sebuah institusi.

Komitmen memperkuat tata kelola kearsipan tersebut menjadi perhatian Kementerian Agama Kota Surabaya melalui kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Kearsipan di Madrasah Aliyah Negeri (MAN) Kota Surabaya pada Kamis, 16 April 2026. Kegiatan tersebut dilakukan sebagai upaya memastikan sistem pengelolaan arsip berjalan secara tertib, efektif, dan mampu mendukung kebutuhan pelayanan lembaga.

Kepala KanKemenag Kota Surabaya, Muhammad Muslim, turut dan hadir dalam kegiatan tersebut dan memberikan arahan terkait pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari akuntabilitas lembaga. Menurutnya, setiap aktivitas dan kinerja yang dilakukan oleh satuan kerja akan menjadi bagian dari sejarah yang perlu dicatat dan dikelola dengan baik.

“Apa pun yang kita kerjakan hari ini akan menjadi catatan sejarah bagi lembaga. Karena itu, pengelolaan arsip bukan sekadar administratif, melainkan bukti otentik keaslian dokumen,” ujar Muslim.

Muslim menegaskan bahwa penguatan sistem kearsipan perlu menjadi perhatian bersama karena arsip memiliki peran strategis dalam mendukung transparansi, ketepatan informasi, dan efektivitas pelayanan publik. Pengelolaan arsip yang baik juga menjadi indikator tertib administrasi serta mencerminkan kualitas tata kelola sebuah lembaga.

Dalam kegiatan tersebut, Muslim menyampaikan sejumlah langkah strategis untuk memperkuat pengelolaan arsip di lingkungan Madrasah Aliyah Negeri (MAN) Kota Surabaya. Salah satunya melalui penyediaan ruang arsip yang layak dan aman agar dokumen penting dapat tersimpan dengan baik serta terlindungi dari risiko kerusakan.

Selain itu, diperlukan penunjukan pengelola arsip dari unsur Aparatur Sipil Negara (ASN) yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan. Keberadaan pengelola khusus diharapkan mampu memastikan proses pencatatan, penyimpanan, hingga pemeliharaan dokumen berjalan secara sistematis.

Penguatan kearsipan juga diarahkan pada transformasi digital melalui digitalisasi dokumen. Langkah tersebut dinilai penting untuk mempercepat proses pencarian data, meningkatkan efisiensi kerja, serta menjaga keberlangsungan dokumen dalam jangka panjang. Digitalisasi menjadi bagian dari upaya adaptasi lembaga terhadap perkembangan teknologi dalam sistem administrasi modern.

Muslim juga mendorong implementasi aplikasi sistem informasi kearsipan “Rumah Berkas” agar dapat diterapkan secara optimal. Sistem tersebut diharapkan mampu mendukung pengelolaan arsip yang lebih terintegrasi, mudah diakses, dan sesuai dengan kebutuhan pelayanan lembaga.

Penguatan kearsipan di lingkungan madrasah menjadi bagian dari upaya membangun budaya kerja yang tertib dan profesional. Arsip yang dikelola dengan baik tidak hanya memberikan manfaat bagi kebutuhan internal lembaga, tetapi juga mendukung proses pelayanan kepada masyarakat secara lebih cepat, tepat, dan akuntabel.

Melalui kegiatan monitoring dan evaluasi tersebut, Kementerian Agama Kota Surabaya terus mendorong satuan kerja agar memiliki sistem administrasi yang kuat serta mampu mengikuti perkembangan era digital. Pengelolaan arsip yang modern menjadi langkah penting dalam menjaga jejak sejarah lembaga sekaligus memperkuat kualitas tata kelola pemerintahan.