Digitalisasi Arsip menjadi Langkah Penting Menjaga Memori dan Tata Kelola Madrasah

Surabaya— Arsip memiliki peran penting dalam menjaga perjalanan, identitas, dan keberlangsungan sebuah lembaga. Tidak hanya sebagai kumpulan dokumen administratif, arsip menjadi memori kelembagaan yang menyimpan rekam jejak program, pelayanan, serta berbagai proses yang telah dilakukan. Menyadari pentingnya hal tersebut, KanKemenag Kota Surabaya terus memperkuat tata kelola administrasi berbasis digital melalui programRumah Berkas di lingkungan madrasah.

Program Rumah Berkas menjadi bagian dari langkah transformasi administrasi dalam menghadirkan sistem pengelolaan arsip yang lebih tertata, aman, dan mudah diakses. Penguatan ini dilakukan sebagai bentuk adaptasi terhadap perkembangan teknologi sekaligus upaya meningkatkan kualitas tata kelola madrasah yang lebih profesional dan akuntabel.

Sebagai tindak lanjut dari program tersebut, Kepala KanKankemenag Kota Surabaya,Muhammad Muslim, melakukan monitoring dan evaluasi ruang arsip diMadrasah Aliyah Negeri (MAN) Kota Surabaya pada Jumat, 22 Mei 2026. Kegiatan tersebut menjadi bagian dari upaya memastikan pengelolaan arsip madrasah berjalan sesuai dengan prinsip efektivitas dan efisiensi administrasi.

Dalam kegiatan tersebut, Muslim menegaskan bahwa arsip merupakan bagian penting dalam mendukung berbagai aktivitas kelembagaan. Keberadaan arsip tidak hanya dibutuhkan untuk kebutuhan administrasi, tetapi juga menjadi sumber data yang memiliki nilai strategis dalam proses pelayanan, evaluasi program, hingga pengambilan kebijakan.

Menurut Muslim, perubahan pola pengelolaan arsip menuju sistem digital menjadi kebutuhan yang tidak dapat dihindari di tengah perkembangan teknologi. Sistem digital dinilai mampu memberikan kemudahan dalam penyimpanan, pencarian, pengamanan, serta pemanfaatan data lembaga secara lebih optimal.

“Digitalisasi arsip menjadi kebutuhan penting agar dokumen dan data lembaga dapat tersimpan dengan baik, aman, serta mudah diakses saat dibutuhkan,” tegas Muslim.

Penerapan digitalisasi arsip melalui Rumah Berkas diharapkan mampu membangun budaya administrasi yang lebih modern di lingkungan madrasah. Dengan sistem pengelolaan yang terstruktur, madrasah dapat menjaga dokumen penting secara lebih baik sekaligus meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam memberikan pelayanan.

Lebih dari sekadar perubahan sistem penyimpanan dokumen, digitalisasi arsip menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola lembaga. Data dan informasi yang tersusun dengan baik akan menjadi fondasi dalam menyusun perencanaan, melakukan evaluasi, serta menentukan arah kebijakan madrasah secara lebih tepat.

Kementerian Agama (Kemenag) Kota Surabaya terus mendorong madrasah untuk berinovasi dalam pengelolaan administrasi agar mampu menjawab tantangan zaman. Melalui penguatan Rumah Berkas, digitalisasi arsip diharapkan tidak hanya menjaga memori kelembagaan, tetapi juga menjadi instrumen penting dalam mewujudkan tata kelola madrasah yang lebih efektif, transparan, dan berkelanjutan.